מה זאת הזמנה דיגיטלית וכיצד ליצור אותה בעצמכם?
המדריך השלם ליצירת הזמנה דיגיטלית לאירועים
כיצד ליצור הזמנה דיגיטלית לאירוע שלכם?
כמה שלבים מקדימים : צריך להבין מי הם האורחים שיקבלו את ההזמנה: האם יש ברשותם טלפון חכם לשליחת ההזמנה בוואטאפ, או שעדיף לשלוח להם את ההזמנה ב-SMS , או ישירות למייל.
תוכן ההזמנה חייב להיות ברור וקריא. אם הוא לא קריא, האורח עלול להתבלבל ולחשוב שאירוע הוא בתאריך אחר, או פשוט לסגור את ההזמנה ולא לקרוא אותה, ולא עשינו בזה כלום.
כדאי להוסיף להזמנה הדיגיטלית גם תמונה , בכדי להפוך את ההזמנה להרבה יותר אישית. לפעמים האורחים לא זוכרים את שם הילד שבהזמנה, וכשהם רואים את התמונה שלו, יש סיכוי מצויין שהם יבינו על מי מדובר.
חשוב שהאלמנטים הבאים יופיעו בהזמנה : שם החוגג/ים תאריך האירוע, שעת קבלת הקהל, מקום האירוע ורצוי גם שתצורף מפה של מקום האירוע, מפני שיש אולמות אירועים עם שמות דומים, והאורחים עלולים להגיע לאירוע הלא נכון.
כדאי לחבר את תבנית ההזמנה לאופי החוגג/ים, למשל אם הוא אוהב כדורגל, כדאי להוסיף להזמנה אלמנטים של כדור רגל. במידה והוא “גיימר” אפשר להוסיף אלמנטים גרפיים של פורטנייט להזמנה.
חשוב לשלוח את ההזמנה הדיגיטלית מספיק זמן מראש, בכדי שהאורחים יוכלו לתכנן את עצמם בהתאם. במידה ותאריך האירוע מתרחש בחופשת הקיץ או בחגים, חשוב להקדים אפילו את שליחת ההזמנה, כי האורחים עלולים לתכנן טיול או חופשה בדיוק בתאריך האירוע.
אפשר להשתמש בתוכנות עיצוב כמו פוטושופ או פרימייר כדי ליצור הזמנה דיגיטלית מותאמת אישית. יש אפשרות גם להשתמש באפליקציות חינמיות שנועדו במיוחד לעיצוב הזמנה דיגיטלית.
חשוב לזכור שהזמנה דיגיטלית יכולה להחליף הזמנת נייר, ובכך לחסוך הרבה זמן וכסף עבור מתכנני האירוע, אבל יש אורחים שעדיין מעדיפים לקבל את ההזמנות שלהם מודפסות על נייר ויש לקחת זאת בחשבון.
רוצים לדעת עוד על הזמנות דיגיטליות? קיראו את המדריך המלא ליצירת הזמנה דיגיטלית לאירוע
המדריך השלם ליצירת הזמנה דיגיטלית לאירועים:
החלטתם לעשות הזמנה דיגיטלית לאירוע בעצמכם? מעולה!
אנחנו כאן ניתן לכם את הטיפים ונגלה לכם את הסודות של המקצוענים, שתוכלו להפיק הזמנה כזאת בעצמכם, במהירות ובקלות.
הדבר הראשון זה להבין מה זאת בדיוק הזמנה דיגיטלית.
ההזמנה הדיגיטלית היא למעשה “הדור הבא” של ההזמנות לאירועים, שהחליפו במהירות את הזמנות הנייר המסורתיות. היתרונות רבים וכוללים את היכולת לשלוח הזמנות לקבוצות גדולות של אנשים, ללא צורך בדואר, ובמשלוח מיידי.
ניתן לשלוח הזמנות דיגיטליות באמצעות הודעת WhatsApp או SMS. ההזמנות נשלחות גם באמצעות דואר אלקטרוני או פלטפורמות מדיה חברתית כמו פייסבוק וטוויטר.
עידן השליחה בדואר רגיל או להגיע אישית לכל אורח ואורח בנפרד, נגמר!אז לפני שקופצים ומתחילים לעצב את ההזמנה, צריך לעצור לרגע, ולתכנן טיפה את אופי ההזמנה:
מהם האלמנטים החשובים ביותר לכלול בהזמנה דיגיטלית?
הזמנה דיגיטלית לאירוע בת מצווה צריכה לכלול את המרכיבים הבאים:
-שם חתן החוגג/ים
-תאריך ושעת קבלת הקהל
- מקום האירוע - ואם אפשר, לצרף גם מפת הגעה או הוראות הכוונה מדוייקות.
- כל מידע רלוונטי שקשור לאירוע כמו הסעות, אומן אורח ואפילו בגדים להחלפה במקרה של מסיבת בריכה.
האם לכלול תמונות בהזמנה הדיגיטלית?
אין תשובה אחת נכונה. בהזמנות הנייר, היתה סברה, שלאחר שהסתיים האירוע, ההזמנות נזרקות לפח, ואף אחד לא היה רוצה לראות את התמונה של הילד שלו שם. בהזמנות הדיגיטליות, המצב הוא שונה, ובמקרה הכי גרוע, הן יימחקו ממכשיר הטלפון או תיבת הדואר, כך שאנחנו ממליצים כן להכניס תמונה אחת לפחות, בכדי להפוך את ההזמנה ליותר אישית.
כיצד לעצב בצורה נכונה ומקצועית את ההזמנה הדיגיטלית?
כשגרפיקאים מעצבים הזמנה, הם מקפידים על כמה נקודות:
1. עיצוב ההזמנה צריך להיות ברור ובולט - במידה והגרפיקה תהיה מטושטשת, האותיות לא ישבו בצורה נכונה ונקייה, הכתב יהיה בצבעים שקשה לקרוא, לאורחים יהיה מאוד קשה להבין את ההזמנה, ופשוט יתקשרו לבעלי האירוע לבקש פרטים, שנמצאים בתוך ההזמנה עצמה, ואנחנו לא רוצים שזה יקרה. לכן חשוב שהכל יהיה ברור, קריא ונעים לצפייה.
סגנון הרקע : אפשרי ורצוי, מעבר לכיתוב האינרפורמטיבי “היבש”, להוסיף אלמנטים גרפיים אישיים, שיחברו את חתן החוגג.ת אל ההזמנה. לכן אפשר להכניס אלמנטים מתוך התחביבים שלו, כמו גרפיקה של כדורסל, או פלייסטשיין אם הילד אוהב, יש כאלה שהכניסו אלמנטים מתוך המשחק “fortnight” או סמלים של קבוצת הכדורגל שהם אוהדים. אבל חשוב מאוד, לא להעמיס, אחרת הכל הופך לבלילה אחת, לא קריאה ולא נעימה לצפייה.
טקסט גדול וקריא: הרבה גרפיקאים נופלים דווקא בחלק הזה, שאמור להיות מובן מאליו. צריך לקחת בחשבון שההזמנה נצפית ב 80% על מכשירי טלפון סלולארים, ובד”כ המסכים הם לא גדולים במיוחד. יש אורחים שהראייה שלהם לא ממש חדש (כמו לסבא ולסבתא למשל) והם יתקשו לקרוא כתב בפונט קטן מידי, ועלולים חלילה לקרוא תאריך/שעה אחרים. לכן הפונטים חייבים להיות קריאים וגדולים, לפעמים על חשבון העיצוב שחלמתם. זה נכון, לפעמים נוחות השימוש עולה על הרצון לעיצוב אומנותי.
כמה זמן מראש כדאי לשלוח את ההזמנה הדיגיטלית לאורחים?
כדאי לשלוח את ההזמנה הדיגיטלית כמה שבועות מראש. זה נותן לאורחים מספיק זמן לבדוק את הפרטים ולהשיב לכם:
אנחנו ממליצים על 3 חודשים מראש, כשמדובר על תאריך אירוע שמתקיים בחופשת הקיץ או בחגים, מפני שהאורחים מתכננים נסיעות בתאריכים האלה, ורצוי שיקחו את תאריך האירוע בחשבון. משך הזמן הזה נותן לאורחים שלכם להתכונן ולתכנן את עצמם בהתאם לתאריך האירוע שלכם.
אנחנו יכולים להמליץ לשלב בהזמנה הדיגיטלית שלכם גם מערכת לאישורי הגעה, בכדי שתוכלו לדעת בכל רגע נתון, כמה אורחים אמורים להגיע לאירוע שלכם, ולתכנן את מספר המנות באירוע ולחסוך הרבה כסף על מקומות ישיבה מיותרים.
המפתח הוא תמיד תכנון מראש, תאריכים נוחים, והתראה מוקדמת לאורחים על תאריך האירוע, וכמובן לא תזיק מערכת לאישורי הגעה.
מה היא הדרך הכי טובה לשליחת ההזמנה הדיגיטלית?
לכאורה, הרבה ממליצים לשלוח את ההזמנה דרך הוואטסאפ, המייל, SMS או ברשתות החברתיות כמו פייסבוק או אינסטגרם.
הנה כמה ההיתרונות והחסרונות של כל פלטפורמה :
וואטסאפ זה הכלי הכי נפוץ ופופולארי לשליחת ההזמנה. אפשר לשלוח גם תמונה, וגם קובץ וידאו - במידה והפקתם סרטון הזמנה דיגיטלית, קל מאוד ליצור רשימת תפוצה של כל האורחים, ואז לשלוח במהירות ובלחיצת כפתור אחת את ההזמנה לכולם. מאוד קל גם לעקוב מי קיבל ומי לא קיבל את ההזמנה. החיסרון הגדול של הוואטסאפ, שיש אורחים שאין להם טלפון חכם, כמו למשל אורחים באירוע שרובו דתי. הרבה אנשים מהמגזר החרדי אינם מחזיקים טלפונים חכמים שיש בהם את הוואטסאפ, ולכן הם לא יקבלו את ההזמנה. יש לחשוב מראש על סוג הקהל באירוע שלכם.
סמס - SMS - זאת גם דרך פופולארית להזמין אורחים לאירוע. גם אורחים שאין להם טלפונים חכמים, יכולים לקבל את ההודעה.
החיסרון הגדול, שאי אפשר לשלוח סרטונים, או תמונות איכותיות דרך SMS אלא הודעות טקסט בלבד. לכן מי שחולם על סרטון הזמנה מעוצב עם שיר, או תמונה מתוך אותו בוק בת מצווה , יצטרך להתפשר. יש כאלה שבמקום הזמנה מצרפים לינק לאתר שבו תמונת ההזמנה או הסרטון נמצאים, אבל למי שאין גלישת אינטרנט בטלפון, לא יוכל לצפות בהזמנה.
מייל : דרך המייל ניתן לשלוח גם וידאו, ותמונות ואפילו קישור לאישורי הגעה. בד”כ גם מי שאין לו טלפון חכם, יש לו תיבת מייל ומחשב. החיסרון הגדול הוא שיש אנשים מבוגרים שאין להם תיבת מייל או שיש אנשים שלא בודקים את תיבת המייל שלהם באופן תדיר. חיסרון אחר הוא שצריך לדעת את כתובות המייל של כל האורחים, בכדי לשלוח להם את ההזמנה, וכל תהליך ההזמנה נהפך למסורבל מאוד ואיטי.
לסיכום, הדרך הכי טובה לשליחת הזמנה דיגיטלית היא לפי אופי האורחים, חתך גילאים, והאם לרובם יש טלפון חכם.
באיזו אפליקציה אפשר לעצב הזמנות?
הדרך הכי נוחה ומהירה היא לעצב בעזרת אפליקציות יעודיות להזמנה דיגיטלית. התוכנות האלה מותאמות בד”כ אופי האירועים בישראל, נותנות מענה מהיר לעיצוב, מאפשרות בחירה של תבניות עיצוב מיוחדות ובעיקר זולות מאוד לשימוש.
הדרך היותר איטית ומסורבלת היא להשתמש בתוכנת פוטושופ, ואיתה לעצב הזמנה דיגיטלית. חשוב לקחת בחשבון להיכן נרצה לשלוח את ההזמנה, ולעצב לפי גודל מסך המדיה. למשל לוואטסאפ כדאי לעצב תמונה “עומדת” ורטיקלית, שתתאים לאופן החזקת הטלפון ביד ולא תקבל שוליים שחורים.
יש מספר דרכים שאיתם תוכלו לעצב הזמנה דיגיטלית בעצמכם:
פוטושופ : כלי רב עוצמה עבור משווקים ומעצבים. הוא משמש ליצירת גרפיקה, לוגו, באנרים ונכסים דיגיטליים אחרים.לשימוש בפוטושופ להזמנות דיגיטליות יש יתרונות רבים. יחד עם זאת הוא מצריך למידה לא קטנה, ולא כל אחד שהוריד את תוכנת הפוטושופ יכול להתחיל לעצב כבר הזמנה.
אדובי פרמייר : תוכנת עריכת וידאו חזקה שנמצאת בתעשייה במשך זמן רב. ניתן להשתמש בו כדי לערוך סרטונים, תמונות וקבצי אודיו עם מגוון רחב של תכונות להציע. הוא נמצא בשימוש נפוץ על ידי אנשי מקצוע בתחום הפקת וידאו שמחפשים אפשרות רב-תכליתית שבה הם יכולים להשתמש כדי לערוך הזמנות דיגיטליות. יחד עם זאת, תהליך הלמידה בשימוש בתוכנה הזאת הוא ארוך ומייגע, ורצוי להשתמש בבעל מקצוע שכבר מבין ומכיר את התוכנה.
אפליקציות ייעודיות ליצירת הזמנות דיגיטליות :
הכי מומלץ זה להשתמש באפליקציה שנועדו ליצירת הזמנות דיגיטליות לאירוע
מצגשית :
תוכנה ליצירת הזמנות דיגיטליות מותאמות לשפה העברית, במהירות ותוך 15 דקות, ללא תשלום מראש וללא הגבלה לכמות השינויים והתיקונים :
תוכנה באנגלית שדורשת רשיון שימוש, אבל מכילה מאות תבניות עיצוב גראפיות שאיתם אפשר לשחק ולערוך את ההזמנה שלכם.
אנחנו מקווים שלמדתם הרבה על יצירת הזמנות דיגיטליות, וכמובן נשמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה.